國(guó)際酒店采購(gòu)內(nèi)控案例

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2007年10月1日，國(guó)際酒店在鮮花的簇?fù)砗捅夼诘男鷩讨姓綄?duì)外營(yíng)業(yè)了。這是一家集團(tuán)公司投資成立的涉外星級(jí)酒店，該酒店不僅擁有裝潢豪華、設(shè)施一流的套房和標(biāo)準(zhǔn)客房，下設(shè)的老寧波餐廳更是特色經(jīng)營(yíng)傳統(tǒng)寧波菜和海派家常菜肴，為中外客商提供各式專(zhuān)業(yè)和體貼的服務(wù)。由于集團(tuán)公司資金雄厚實(shí)力強(qiáng)大，因此在開(kāi)業(yè)當(dāng)天，不僅社會(huì)各界知名人士到場(chǎng)剪彩慶祝，更吸引了大批新聞媒體競(jìng)相采訪報(bào)道。一時(shí)之間，國(guó)際酒店門(mén)前是人頭攢動(dòng)，星光熠熠。

最讓國(guó)際人感到驕傲和榮耀的是酒店大堂里天花板上如天宇星際一般的燈光裝飾，和一個(gè)圓圓的、超級(jí)真實(shí)的月亮水晶燈，使得整個(gè)酒店絢麗奪目、熠熠生光。這些天花板上裝飾所用的材料以及星球燈飾均是由水晶材料雕琢而成，是公司王副總經(jīng)理親自組織貨源，最終從瑞士某珠寶公司高價(jià)購(gòu)買(mǎi)的，貨款總價(jià)高達(dá)150萬(wàn)美元。這樣的超級(jí)豪華水晶燈飾不僅是在全國(guó)罕見(jiàn)，即使是國(guó)外，也只有在少數(shù)幾家五星級(jí)酒店里能見(jiàn)到。開(kāi)業(yè)當(dāng)天，來(lái)往賓客無(wú)不對(duì)這個(gè)豪華的水晶天花板燈飾贊不絕口，稱(chēng)羨不已。尤其是經(jīng)過(guò)媒體報(bào)道，更成為當(dāng)天的頭條新聞，國(guó)際酒店在這一天也像那盞水晶燈飾一樣，一舉成名，當(dāng)天客房入住率就達(dá)到了80%以上。

王副總經(jīng)理也因此受到了公司領(lǐng)導(dǎo)的高度贊揚(yáng)，一連幾天，王總的臉上都洋溢著快樂(lè)而滿(mǎn)足的笑容。

然而，好景不長(zhǎng)。兩個(gè)月后，這些高規(guī)格高價(jià)值的水晶燈飾就出了狀況。首先是失去了原來(lái)的光澤，變得灰蒙蒙的，即使用清潔布使勁擦拭都不復(fù)往日光彩。其次，部分連接的金屬燈桿出現(xiàn)了銹斑，還有一些燈珠破裂甚至脫落。人們看到這破了相的水晶燈，議論紛紛，這就是破費(fèi)百萬(wàn)美元買(mǎi)來(lái)的高檔水晶燈嗎？鑒于情況嚴(yán)重，公司領(lǐng)導(dǎo)責(zé)令王副總經(jīng)理限期內(nèi)對(duì)此事做出合理解釋?zhuān)⑼Ｖ沽怂囊磺新殑?wù)。這個(gè)時(shí)候，王副總經(jīng)理是再也笑不出來(lái)了。事件真相很快就水落石出，原來(lái)這盞價(jià)值百萬(wàn)元人民幣的水晶燈根本不是從瑞士某珠寶公司購(gòu)得的，而是通過(guò)南方某地的奧爾公司代理購(gòu)入的贗品水晶燈。王副總經(jīng)理在交易過(guò)程中貪污受賄，中飽私囊。雖然出事之后，王副總經(jīng)理不無(wú)例外地得到了法律的嚴(yán)懲，然而國(guó)際酒店不僅因此遭受了數(shù)千萬(wàn)元的巨額損失，更為嚴(yán)重的是酒店名譽(yù)蒙受重創(chuàng)，成為同行的笑柄。這對(duì)于一個(gè)新開(kāi)業(yè)的公司而言，不啻是個(gè)致命的打擊。

那么，國(guó)際酒店怎么會(huì)發(fā)生這樣的悲劇，在以后的企業(yè)經(jīng)營(yíng)中又如何防范呢？

【案例分析】這個(gè)案例其實(shí)并不復(fù)雜，卻很有代表性。國(guó)際酒店在未經(jīng)過(guò)公開(kāi)招標(biāo)的情況下，即與南方奧爾公司簽訂了價(jià)值為150萬(wàn)美元的代購(gòu)合同。依照合同規(guī)定，南方奧爾公司必須提供瑞士某著名珠寶公司出產(chǎn)的水晶燈，并由奧爾公司向國(guó)際酒店出具該公司的驗(yàn)證證明書(shū)，其中200萬(wàn)元人民幣為支付給奧爾公司的代理費(fèi)。然而，交易發(fā)生后，奧爾公司并未向國(guó)際酒店出具有關(guān)水晶燈的任何品質(zhì)鑒定資料，國(guó)際酒店也始終沒(méi)有同奧爾公司辦理必要的查驗(yàn)手續(xù)。

經(jīng)查實(shí)，這筆交易都是由王副總經(jīng)理一人操縱的，從簽訂合同到驗(yàn)收入庫(kù)再到支付貨款都是由他一個(gè)人說(shuō)了算，而他之所以會(huì)這樣做，正是因?yàn)槭帐芰藠W爾公司的巨額好處費(fèi)。

這樣簡(jiǎn)單的過(guò)程和手法，卻真實(shí)地發(fā)生了，甚至可以說(shuō)這樣一筆交易，毀了整個(gè)企業(yè)，這里面的教訓(xùn)是深刻和發(fā)人深省的。一筆采購(gòu)業(yè)務(wù)，特別是金額較大的業(yè)務(wù)通常涉及采購(gòu)計(jì)劃的編制、物資的請(qǐng)購(gòu)、訂貨或采購(gòu)、驗(yàn)收入庫(kù)、貨款結(jié)算等。因此，應(yīng)當(dāng)針對(duì)各個(gè)具體環(huán)節(jié)的活動(dòng)，建立完整的采購(gòu)程序、方法和規(guī)范，并嚴(yán)格依照?qǐng)?zhí)行。只有這樣，才能防止錯(cuò)弊，保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常進(jìn)行。

根據(jù)這個(gè)案例涉及的環(huán)節(jié)應(yīng)做如下控制：

首先，要做到職務(wù)分離，采取集體措施。諸如采購(gòu)申請(qǐng)必須由生產(chǎn)、銷(xiāo)售部門(mén)提出，具體采購(gòu)業(yè)務(wù)由采購(gòu)部門(mén)完成，而貨物的驗(yàn)收又應(yīng)該由其他部門(mén)進(jìn)行。在本案例中，采購(gòu)大權(quán)由王副總經(jīng)理一人獨(dú)攬，反映出該公司控制環(huán)節(jié)中權(quán)責(zé)不明；貨物的采購(gòu)人不能同時(shí)擔(dān)任貨物的驗(yàn)收工作，以防止采購(gòu)人員收受客戶(hù)賄賂，進(jìn)而防止購(gòu)買(mǎi)偽劣材料影響企業(yè)生產(chǎn)乃至整體利益；付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時(shí)辦理尋求代理商和索價(jià)業(yè)務(wù)。付款的審批通常經(jīng)過(guò)驗(yàn)貨或驗(yàn)單后執(zhí)行（預(yù)付款除外），以保證貨物的價(jià)格、質(zhì)量、規(guī)格等符合標(biāo)準(zhǔn)。

其次，要做好入庫(kù)驗(yàn)收控制。應(yīng)根據(jù)購(gòu)貨單及合同規(guī)定的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量以及有關(guān)質(zhì)量鑒定書(shū)等技術(shù)資料核查收到的貨物，只有兩者相符時(shí)才予以接受；對(duì)于所有已收到的貨物，應(yīng)定期完整填寫(xiě)收貨報(bào)告，將貨物編號(hào)并登記明細(xì)賬簿，對(duì)驗(yàn)收中所出現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí)向有關(guān)部門(mén)反映；貨物入庫(kù)和移交時(shí)，經(jīng)辦人之間應(yīng)有明確的職責(zé)分工，要對(duì)所有可能接觸貨物的途徑加以控制，以防調(diào)換、損壞和失竊。本案例中王副總經(jīng)理同時(shí)主管驗(yàn)貨，那么驗(yàn)貨查假自然只是走走過(guò)場(chǎng)了。

最后，還必須做好貨款支付控制。發(fā)票價(jià)格、運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)等必須與合同符合無(wú)誤，憑證齊全后才可辦理結(jié)算、支付貨款，如有部分退貨，則注意要從原發(fā)票中扣除后再辦理結(jié)算；除了向不能轉(zhuǎn)賬支付和不足轉(zhuǎn)賬金額的單位、個(gè)人支付現(xiàn)金外，貨款一般應(yīng)辦理轉(zhuǎn)賬。貨款支付前應(yīng)由企業(yè)授權(quán)人簽字，支票簽章時(shí)應(yīng)仔細(xì)審核有關(guān)票據(jù)；在購(gòu)貨發(fā)票以外增加的費(fèi)用如裝卸、搬運(yùn)以及在途損耗等，支付前必須經(jīng)會(huì)計(jì)部門(mén)進(jìn)行審核，有關(guān)部門(mén)進(jìn)行耗損原因分析，以確定其合法性和合理性；付款憑證要連續(xù)編號(hào)，付款業(yè)務(wù)及時(shí)準(zhǔn)確記錄；與供貨商定期聯(lián)系，了解未付款情況，追查耽誤原因。

本案例中，價(jià)格高昂的贗品水晶燈能堂而皇之地掛在豪華的酒店大廳中，沒(méi)有技術(shù)證明資料，沒(méi)有必要的查驗(yàn)手續(xù)，就慷慨大方地將支票簽了，錢(qián)付了，這是無(wú)意的疏忽還是當(dāng)事人有意的回避和遮掩？不管實(shí)情如何，都反映了該公司整個(gè)材料采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制中存在著巨大漏洞以至讓不法分子有利可圖，有機(jī)可乘。善良的人們啊，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的洪流中要提高警惕，讓這些幕后的黑手不再得逞！

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